Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują dyrektorowi szkoły:

1.      przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone

i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,

2.      sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:

·      adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

·      wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej

 za   pokwitowaniem,

3.      potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo

4.      korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji,

5.      na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się

w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego

6.      sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, działy przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań,

7.      dyrektorowi szkoły sekretariat przekazuje następującą korespondencję:

·      adresowaną do dyrektora,

·      dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

·      od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, kuratoriów, starosty,

·      od organów gminy,

·      zastrzeżoną dla dyrektora szkoły,

·      dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania szkoły,

·      skargi i wnioski dotyczące działalności szkoły lub jego pracowników,

·      protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w szkole przez organy kontrolujące,

8.      zastępcom dyrektora szkoły sekretariat przekazuje korespondencję:

·      imiennie do nich adresowaną,

·      dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji

i odpowiedzialności,

·      zastrzeżoną dla zastępcy dyrektora placówki,

9.      pozostałym pracownikom funkcyjnym szkoły sekretariat przekazuje korespondencję:

·      imiennie do nich adresowaną,

·      dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji

i odpowiedzialności.