Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

  1. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu, która zawiera datę wpływu, pozycję w dzienniku,

  2. Otrzymane dokumenty rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym , przy czym liczba porządkowa w rejestrze stanowi jednocześnie numer wchodzący pisma. Numer ten umieszcza się w stosownym miejscu pieczątki,
  3. Korespondencja kierowana jest bezpośrednio z sekretariatu do Dyrektora jednostki w celu zapoznania się i zadekretowania. Następnie dokumenty powracają do sekretariatu, a osoba wyznaczona do obsługi komórki organizacyjnej przedstawia otrzymaną korespondencję kierownikowi komórki lub pracownikowi zgodnie z dekretacją,
  4. Kierownik komórki organizacyjnej, dokonując przeglądu korespondencji wyznacza pracowników do załatwienia poszczególnych spraw. W razie potrzeby zamieszcza na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy itp.,