Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Pracownicy PCPR przyjmują klientów od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 15. Pracownicy socjalni i dyrektor PCPR służą pomocą w sytuacjach kryzysowych wymagających pracy socjalnej i poradnictwa specjalistycznego.

Sprawy rozpatrywane są zgodnie z KPA Przy załatwianiu spraw stosuje się celowe i najprostsze formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.

  1. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne lub pisemne:

  • Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) i sporządzaniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy,
  • Załatwienie odręczne polega na pisemnym załatwianiu sprawy bez pozostawienia kopii, pisma w PCPR bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy
  • Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwianiu spraw wymagających poważniejszego opracowania (gdy sprawa wymaga uzgodnień, uzupełnień) i polega na sporządzeniu maszynopisu, który musi być podpisany przez osobę upoważnioną. Maszynopis wysyła się do adresata, natomiast jego kopię pozostawia się w aktach PCPR,

  1. Procedura przy otrzymywanej / wysyłanej korespondencji:

  • Po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza się, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę.. W obu wypadkach kierownik adresuje pismo do kompetentnej osoby wpisując znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu,
  • Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak,
  • Znak sprawy zawiera:
    • symbol literowy placówki (PCPR),
    • symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
    • liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie akt,
    • dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto,

  1. Załatwienie sprawy może być:

  • tymczasowe, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • ostateczne, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji,

Sporządzanie kopii pisma lub dokumentu - umieszczenie pod tekstem z lewej strony klauzulę:  stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.