Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

  1. Po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza się, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę.. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

  1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak,

  1. Znak sprawy zawiera:

  • symbol literowy placówki (MDK),
  • symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
  • liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie akt,
  • dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto,

  1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

  • odręczną,
  • korespondencyjną,
  • inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu),

  1. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio po otrzymanym pisma - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia,

  1. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę,

  1. Załatwienie sprawy może być:

  • tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji,

  1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu umieszcza się pod tekstem z lewej strony klauzulę:" stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści,

  1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku,

  1. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu . Po podpisaniu dołącza się do niego załączniki celem wysłania adresatowi,

  1. W sprawach nieskomplikowanych , których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, przedkłada się pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania,

  1. W razie potrzeby pismo i jego kopia zawiera dalsze następujące określenia:

  • liczbę przesyłanych załączników,
  • adresy tych instytucji lub osób - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,

  1. Pieczęć urzędową placówki umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi np. świadectwo, akt nadania stopnia awansu zawodowego. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.