Regulamin

REGULAMIN KORZYSTANIA Z POWIATOMATU STAROSTWA POWIATOWEGO W BIAŁOGARDZIE

§ 1. Postanowienia ogólne
1) Regulamin określa zasady korzystania z całodobowego, samoobsługowego urządzenia depozytowego, zwanego dalej wymiennie “Urzędomatem” lub „Powiatomatem”, służącego do odbioru dokumentów urzędowych oraz oznaczeń komunikacyjnych – w zakresie dopuszczonym przez Starostwo Powiatowe w Białogardzie.
2) Powiatomat umożliwia odbiór depozytu bez bezpośredniego kontaktu z pracownikiem Starostwa Powiatowego w Białogardzie, zwanego dalej „Starostwem”.
3) Powiatomat działa w trybie samoobsługowym i umożliwia odbiór depozytu w sposób szybki i wygodny dla interesanta, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych.
4) Powiatomat jest zlokalizowany na parkingu usytuowanym przy Hali Sportowej Liceum Ogólnokształcącego w Białogardzie (ul. Grunwaldzka boczna).
5) Powiatomat jest dostępny przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem okresów prac serwisowych, konserwacyjnych lub innych przerw technicznych.
6) Korzystanie z Powiatomatu jest dobrowolne i bezpłatne.
7) Wykaz dokumentów urzędowych oraz oznaczeń komunikacyjnych, możliwych do   odbierania w Powiatomacie, określa załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
8) Przez odbiorcę rozumie się stronę postępowania albo prawidłowo umocowanego pełnomocnika uprawnionego do odbioru depozytu.

§ 2. Warunki skorzystania z Powiatomatu
1) Warunkiem skorzystania z Powiatomatu jest uprzednie zadeklarowanie takiej formy odbioru, podanie aktywnego numeru telefonu komórkowego, który będzie wykorzystywany w procesie powiadamiania i odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych oraz podanie danych niezbędnych do technicznej obsługi wybranej formy odbioru – poprzez wypełnienie deklaracji w postaci papierowej lub elektronicznej zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu.
2) Odbiór  dokumentów  urzędowych  i/lub  oznaczeń komunikacyjnych  w  Powiatomacie  związany jest z przetwarzaniem danych osobowych odbiorcy - numeru telefonu komórkowego (strony postępowania lub jej pełnomocnika)  i wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych zawartej w deklaracji, o której mowa w § 2 pkt. 1 niniejszego Regulaminu.
3) Na wskazany w deklaracji numer telefonu odbiorca otrzyma wiadomość SMS zawierającą indywidualny kod odbioru (PIN).
4) Odbioru depozytu może dokonać pełnomocnik, jeżeli z treści pełnomocnictwa wynika jego umocowanie do działania w danej sprawie lub do odbioru dokumentów albo oznaczeń stanowiących przedmiot depozytu i zakres umocowania nie wyłącza takiej czynności. W deklaracji podaje się numer telefonu osoby, która faktycznie dokona odbioru. Odbiorca odpowiada za prawidłowość i aktualność danych wskazanych w deklaracji. 
5) Odbiorca jest obowiązany zapoznać się z niniejszym Regulaminem oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, stanowiącą załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 3. Przygotowanie depozytu
1) Po zakończeniu procesu wytworzenia dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych, upoważniony pracownik Starostwa rejestruje depozyt w systemie obsługującym Powiatomat, przypisuje go do odbiorcy i umieszcza w odpowiedniej skrytce.
2) W systemie rejestrowane są dane niezbędne do realizacji wydania depozytu, w szczególności numer telefonu odbiorcy, oznaczenie dokumentu, numer skrytki oraz data i godzina zdeponowania.
3) Po prawidłowym umieszczeniu depozytu system wysyła na wskazany numer telefonu wiadomość SMS zawierającą informację o możliwości odbioru, termin odbioru oraz indywidualny kod PIN.
4) Przesłanie wiadomości SMS oznacza gotowość depozytu do odbioru.

§ 4. Termin i sposób odbioru
1) Depozyt należy odebrać w terminie wskazanym w wiadomości SMS, nie dłuższym niż 48 godzin od chwili wysłania powiadomienia, chyba że w wiadomości wskazano inny termin wynikający z organizacji pracy Starostwa lub możliwości technicznych urządzenia.
2) W celu odbioru depozytu należy postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie Powiatomatu oraz „Instrukcją dla użytkownika – odbiór depozytu z Powiatomatu” stanowiącą załącznik nr 1 do Regulaminu.
3) Odbioru depozytu dokonuje się poprzez wprowadzenie w interfejsie Powiatomatu numeru telefonu oraz kodu odbioru (PIN) otrzymanego SMS-em.
WAŻNE: numer telefonu musi być zgodny z numerem podanym w deklaracji.
4) Po poprawnej weryfikacji danych oraz złożeniu podpisu, skrytka otwiera się automatycznie i strona postępowania lub pełnomocnik może odebrać depozyt.
5) Odbiorca jest obowiązany wyjąć cały depozyt, sprawdzić zawartość skrytki i dokładnie ją zamknąć.
6) Otwarcie skrytki z użyciem prawidłowego numeru telefonu i kodu PIN oraz złożenie podpisu na ekranie, jest równoznaczne z potwierdzeniem odbioru depozytu przez osobę posługującą się tymi danymi.
7) Po  odbiorze depozytu, dane dotyczące odbioru dokumentów urzędowych i/lub oznaczeń komunikacyjnych, w tym data i godzina otwarcia skrytki, numer telefonu i podpis odbiorcy zostają zapisane w systemie. Potwierdzenie odbioru generowane jest z systemu przez upoważnionego pracownika Starostwa a następnie przekazywane do właściwej komórki organizacyjnej Starostwa celem dołączenia do akt sprawy.
8) Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego na odbiór depozytu, kod PIN traci ważność, a depozyt zostaje wyjęty z Powiatomatu przez upoważnionego pracownika.
9) Nieodebranie depozytu w terminie nie powoduje ponownego automatycznego umieszczenia go w Powiatomacie.
10) Nieodebrany depozyt zostaje przekazany do właściwej komórki organizacyjnej Starostwa. Jego późniejszy odbiór odbywa się w siedzibie Starostwa, zgodnie z zasadami obsługi obowiązującymi w danym wydziale.

§ 5. Zasady bezpieczeństwa
1) Kod PIN otrzymany w wiadomości SMS jest poufny. Odbiorca nie powinien udostępniać go osobom nieuprawnionym.
2) Starostwo nie ponosi odpowiedzialności za skutki przekazania osobie trzeciej numeru telefonu, kodu PIN lub treści wiadomości SMS przez odbiorcę, chyba że szkoda powstała z przyczyn leżących po stronie Starostwa.
3) Zabrania się używania Powiatomatu niezgodnie z przeznaczeniem, podejmowania prób otwierania innych skrytek, ingerowania w urządzenie oraz powodowania jego uszkodzenia.
4) W przypadku podejrzenia, że kod PIN został ujawniony osobie nieuprawnionej, odbiorca powinien niezwłocznie skontaktować się z właściwym wydziałem Starostwa.
5) Obszar Powiatomatu jest objęty monitoringiem wizyjnym. Zasady przetwarzania wizerunku określa klauzula informacyjna stanowiąca załącznik nr 3 do Regulaminu oraz regulacje dotyczące monitoringu obowiązujące w Starostwie.

§ 6. Awarie i nieprawidłowości
1) W przypadku nieotwarcia skrytki, braku depozytu, niezgodności zawartości, zablokowania urządzenia albo innej nieprawidłowości należy przerwać obsługę i skontaktować się z pracownikiem Starostwa.
2) Zgłoszenia należy kierować pod numer telefonu: 94 312 09 20 w godzinach pracy Starostwa.
3) W razie awarii Starostwo może czasowo wyłączyć Powiatomat z użytkowania i wydać dokument w siedzibie Starostwa.
4) Starostwo nie odpowiada za brak możliwości odbioru spowodowany awarią sieci telekomunikacyjnej, brakiem zasięgu, nieprawidłowym numerem telefonu, problemami po stronie operatora albo innymi okolicznościami, na które Starostwo nie ma wpływu.

§ 7. Ochrona danych osobowych
1) Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przygotowania, zabezpieczenia, powiadomienia, identyfikacji osoby uprawnionej, wydania oraz udokumentowania odbioru depozytu.
2) Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, w tym wizerunku odbiorcy zawiera klauzula informacyjna stanowiąca załącznik nr 3 do Regulaminu.
3) Podanie numeru telefonu jest dobrowolne, lecz niezbędne do skorzystania z Powiatomatu. Odmowa jego podania oznacza konieczność wyboru innej dostępnej formy odbioru dokumentu.

§ 8. Postanowienia końcowe
1) Niniejszy Regulamin dostępny jest w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Białogardzie, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Starostwa oraz bezpośrednio w Wydziałach merytorycznych obsługujących sprawy z zakresu wskazanego w załączniku nr 4 do Regulaminu. 
2) W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące oraz wewnętrzne procedury Starostwa.
3) Starostwo może zmienić zakres dokumentów wydawanych przez Powiatomat, sposób obsługi albo czas dostępności urządzenia, jeżeli wynika to ze zmian prawa, organizacji pracy lub warunków technicznych.
4) Korzystanie z Powiatomatu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, stanowiącą załączni